5 technik osobního time managementu

Kanban board

Pro koho: pro ty, kteří začínají spoustu projektů a žádný nedokončí.

Jedná se o dobrý nástroj pro vizualizaci úkolů a jejich procesů. Rozdělte si všechny projekty do tří kategorií: "to do", "in progress", "done" - můžete to udělat v Trello, v Miro nebo na papíře. Pokaždé, když budete chtít začít nový projekt, budete mít k dispozici seznam všech nedokončených projektů. A celkový obraz vám pomůže cítit se v klidu a předstírat, že máte vše pod kontrolou.

Sněz žábu

Pro koho: pro ty, kteří neustále odkládají důležité věci a rozhodují se na poslední chvíli.

‍
Většina to-do servisů vychází z toho, že čím více věcí si ze seznamu úkolů odškrtnete, tím jste efektivnější. Záleží však také na tom, které úkoly řešíte jako první. Pokud odkládáte důležité úkoly na poslední chvíli, výsledek bude spíše špatný než skvělý. Existuje názor, že frázi "nejdřív sněz žábu" vymyslel Mark Twain: "Sněz živou žábu hned po ránu a nic horšího se ti celý den nestane". Nejtěžší a nepříjemné úkoly si naplánujte na první polovinu dne a ty nejjednodušší a příjemné na večer. Dříve nebo později je stejně budete muset provést.

‍

Chci, můžu, musím.

Pro koho: pro koho je důležité stanovit priority úkolů a termínů.

‍
Napište si úkoly, které je třeba splnit. Pak je rozdělte na "chci", "můžu" a "musím". Všechny "musím" jsou nediskutovatelné a nelze se z nich vyvléknout, např. dříve či později budete muset zaplatit nájem (nechcete přece skončit na ulici, že ne?). "Můžu" je něco, co je třeba udělat, ale můžete to odložit na zítřek - zkontrolovat e-mail (pokud ovšem nečekáte na super důležitou zprávu). "chci" jsou jen vaše touhy, které možná právě teď nepotřebujete. Například večerní návštěva baru není tak nutná, pokud projekt hoří.

Existuje také rozšířená verze s klauzulí "nebudu" - jedná se o otravné úkoly, které se občas objeví na vašem seznamu úkolů a stojí vás čas a energii. Například úklid bytu. Spočítejte si, kolik byste za tuto dobu mohli vydělat, a porovnejte to s náklady na úklidové služby. Více? Takže mezi úklidem a prací si vyberte tu druhou. Ale pokud se rozhodujete mezi úklidem a barem, stokrát zvažte všechna pro a proti.

‍

Metoda Pomodoro

Pro koho: pro ty, kteří jsou neustále rozptylováni i při těch nejdůležitějších úkolech.

‍
Pokud neustále odkládáte velké úkoly, protože vás děsí vyhrazený čas a snadno se rozptýlíte, vyzkoušejte metodu sprintu. Jedním z oblíbených je Pomodoro. 25 minut tvrdě pracujete, pak pět minut odpočíváte. Zopakujete čtyři sprinty a pak si dáte delší přestávku.

Někteří lidé namítají, že 25 minut je pro ně málo na to, aby se ponořili do práce, a že pětiminutová přestávka jim brání v soustředění. V takovém případě experimentujte, dokud nenajdete vhodný timing.

Existuje také metoda 90minutového soustředění. Po dobu 90 minut pracujete naplno a poté 20-30 minut odpočíváte. To vám pomůže propojit vrcholy aktivity se seznamem úkolů, což zvyšuje produktivitu (existuje pro to dokonce vědecké zdůvodnění).

‍

Eisenhowerova matice

Pro koho: pro ty, kdo rádi tvoří grafy a priority.

Jedná se o jednoduchou metodu, která vám pomůže ohodnotit důležitost úkolů na stupnici. Vezměte si list papíru a nakreslete dvě osy. Horizontálně je zobrazena úroveň naléhavosti, přičemž naléhavé úkoly jsou vlevo a méně naléhavé vpravo. Na vertikále – od méně důležitého k důležitějšímu.

Nyní znáte 5 metod plánování. Nezapomeňte však, že neexistuje systém, který by vyhovoval všem: Winston Churchill rád pracoval dlouho do noci a Toni Morrisonová začala psát před svítáním. Hlavní je soustředit se na to, co je důležité, a nesnažit se vše stihnout na poslední chvíli.